Att skapa och hantera organisationer är en grundläggande del av att sätta upp Rolf för en kund. Som partner ansvarar du ofta för den initiala konfigurationen, men det är också viktigt att du kan guida kunden i hur de själva hanterar sina organisationer i Rolf Administration. Detta minskar supportbehovet och ger kunden större autonomi. Organisationer struktureras hierarkiskt, som en trädvy, för att spegla kundens interna struktur (t.ex. avdelningar eller team).

Steg för att skapa en ny organisation

1. Navigera till rätt plats för att skapa organisationen
   • Klicka på Clients i huvudmenyn.
   • Välj rätt kund (klient).
   • Gå till Organisations i navigeringen 
   • För att lägga till en ny under-organisation under en befintlig:
     Fyll i namnet på den nya organisationen och välj föräldraorganisaiton i drop-down listan. Ett alternativ till att skapa en underorganisation i denna vy är att navigera till den önskade föräldraorganisationen och fylla i namnet på den nya underorganisationen under Add sub-organisation
   • Kom ihåg:
     • När du skapar en ny underorganisation kan du välja vilka moduler dess medlemmar ska få som standard.
     • Föräldraorganisation (Parent organization): Välj var i hierarkin organisationen ska placeras. Detta avgör trädstrukturen. Om du väljer en föräldraorganisation flyttas alla underliggande element (sub-organisationer, medlemmar, mallar för reflektioner, pulsmätningar och utvecklingsplaner) med. 
     • När du är inne på en organisation kan du inte välja en av den aktuella organisationens  underorganisationer som förälder för att undvika cirkulära strukturer.
2. Spara organisationen Klicka på Submit för att skapa organisationen. Den visas nu i trädstrukturen.

Steg för att ändra en befintlig organisation

1. Navigera till organisationen
   • Från Clients eller huvudnavigeringen, gå till Organisations.
   • Välj den organisation du vill redigera i trädstrukturen.
2. Redigera inställningarna I inställningsformuläret kan du ändra:
   • Namn, beskrivning, typ och föräldraorganisation (se ovan för detaljer kring föräldraorganisation).
   • Reflektionssynlighet. Observera: Ändringar i föräldraorganisation flyttar hela understrukturen, inklusive medlemmar och mallar.
3. Lägg till sub-organisationer Under en befintlig organisation kan du lägga till nya sub-organisationer genom att:
   • Navigera till föräldraorganisationen.
   • Klicka på alternativet för att lägga till en ny sub-organisation (ofta en knapp som "Add sub-organization").
   • Följ stegen ovan för att fylla i uppgifter.

Radera en organisation

Om organisationen är tom (inga medlemmar, sub-organisationer, mallar för reflektioner, pulsmätningar eller utvecklingsplaner):

• Markera kryssrutan Delete organization.
• Klicka på Delete-knappen.
• Bekräfta åtgärden i popup-fönstret. Varning: Radering kan inte ångras, men det påverkar inte data utanför organisationen.

Viktigt att känna till

• Organisationer är hierarkiska: Ändringar i strukturen påverkar allt underliggande, så planera noga för att undvika oavsiktliga flyttar.
• Reflektionssynlighet påverkar datasekretess – diskutera med kunden vad som passar deras policy.
• Som partner, se till att organisationsträdet speglar kundens verkliga struktur från början för att undvika senare justeringar.
• Om en organisation har innehåll kan den inte raderas direkt; flytta eller ta bort innehållet först.

Partnerns roll

Som partner är det viktigt att du:

• Hjälper kunden att designa en logisk organisationsstruktur under implementationen.
• Lär ut hur kunden själv kan skapa, ändra och radera organisationer för att öka deras självständighet.
• Säkerställer att reflektionssynlighet och hierarki sätts korrekt för att stödja kundens dataskydd och arbetsflöden.
• Påminner om riskerna med strukturella ändringar och rekommenderar testning i en sandbox-miljö om möjligt.
• Integrerar detta i onboarding-processen för att minska framtida supportärenden.